Snart finder du alle instruktioner på SharePoint

2017-05-03 - Nu går den nye SharePoint-instruktionsdatabase, IMS, live. Her ligger der instruktioner, som er relevante for alle medarbejdere. Til september tester DNV, om vi har sikret en god implementering af IMS.
Hvad skal et tilbud indeholde i RM Drives? Hvem skal jeg tage fat i, hvis en journalist ringer og stiller mig en masse spørgsmål? I ABB har vi nøje beskrevet hvordan, tilbud, indkøb, presse etc. skal håndteres. Alle disse instruktioner er samlet i en instruktionsdatabase som hidtil har ligget i Lotus Notes.

”Instruktionerne har længe trængt til at blive støvet af og løftet ind i et tidsvarende IT-system*. Derfor har jeg i samarbejde med 21 ambassadører, som samlet set repræsenterer hele ABBDK, sikret, at den nye såkaldte IMS-database nu er up to date”, siger projektleder Henning M. Pedersen der dog understreger, at databasen er et værktøj, der er afhængig i at alle dokument-ejere sørger for at opdatere. Og det får de hjælp til.

IMS står for Integrated management system og peger på fordelen ved, at databasen ligger i SharePoint, som i forvejen bruges i rigtig mange sammenhænge.

Som at bevæge sig rundt i et hus
IMS-databasen er opbygget som vores eget hus. Ved indgangen vælger du hvilken afdeling (forretning, fællesfunktion etc.), du vil besøge. Vil du finde en HR-instruktion, så træder du ind i HR’s rum og finder den pågældende instruktion på deres hylde. På den måde er systemet let og intuitivt at bevæge sig rundt i. Henning Pedersen fremhæver derudover to væsentlige fordele:

”Alle der ejer et dokument i databasen vil en gang om året automatisk få en reminder, hvor de aktivt skal ind og revidere og godkende deres dokument. På den måde kan vi sikre, at instruktionerne ikke ligger og samler støv”, siger han og tilføjer, at man dog ikke skal forvente alt er på plads fra day one.
”Nu inviterer vi alle medarbejdere ind i IMS-huset, og så får vi det sidste på plads. På den måde kan vi blive klar til september, hvor DNV kommer ud og tjekker, om vi faktisk gør, hvad vi siger, vi gør”, siger han og tilføjer at alle medarbejdere kan blive spurgt ind til relevante instruktioner.

I løbet af de første uger i maj vil Henning M. Pedersen give en praktisk intro til IMS-databasen både fysisk og via Skype. Invitation sendes til alle medarbejdere per e-mail.

Se hvem der er din go-to-person blandt de 21 ambassadører i dokumentet i højre kolonne. Spørgsmål – store som små – kan også adresseres i en dertil oprettet Yammergruppe "IMS Denmark".

Henning M. Pedersen har også lavet en lille intro-film til IMS-databasen.

*Lotus Notes er under udfasning

Søg